Onboarding nei tempi di Corona: 6 consigli per farlo funzionare

Una vera sfida - ecco come molti nuovi dipendenti e responsabili delle risorse umane hanno percepito il periodo iniziale quando hanno iniziato un lavoro negli ultimi mesi. Non pochi candidati hanno già dovuto condurre i loro colloqui di lavoro online e conoscere i loro nuovi colleghi virtualmente a causa della pandemia. A volte non era nemmeno possibile visitare il posto di lavoro. Allo stesso tempo, i team delle risorse umane di tutto il mondo sono stati costretti a buttare dalla finestra le procedure stabilite per l'inserimento e l'induzione dei nuovi dipendenti.

Onboarding in tempi di Corona: Tutto è diverso

Il primo giorno nel nuovo lavoro: quello che prima comportava la compilazione di moduli personali, incontri di orientamento, strette di mano e pranzo con il supervisore e la squadra, ora si fa in modo diverso. Molti nuovi arrivati iniziano il loro lavoro senza incontrare i loro colleghi di persona o addirittura senza poter mettere piede nel loro ufficio. L'ufficio domestico è diventato permanente e può rimanere in parte.

Anche se negli ultimi anni è emersa una tendenza verso il virtuale nei processi HR, una gran parte delle aziende con un modello di lavoro tradizionale ha dovuto cambiare i propri processi ad hoc. Questo perché Corona ha costretto i dipartimenti HR a reinventare i loro processi di onboarding e a formare i loro dipendenti a distanza. Questa situazione ti presenta, come manager delle risorse umane, una serie di nuove sfide. Senza cambiamenti in vista per il momento, bisogna imparare ad adattarsi alle circostanze attuali. Ma questa situazione offre anche opportunità per un onboarding integrativo, individuale e orientato al futuro. Scopri qui come puoi fare in modo che l'onboarding remoto abbia successo fin dal primo giorno - anche per i dipendenti completamente inesperti:

Suggerimento 1: valutare il tipo di personalità dei nuovi dipendenti

I processi di induzione consolidati non possono essere cambiati dall'oggi al domani. Certo, molte cose vanno lisce, ma ci sono anche ostacoli e problemi iniziali. Come spesso in questo caso, una comunicazione precoce e regolare è utile per identificare i problemi e toglierli di mezzo.

Un ambiente di lavoro virtuale non è per tutti. Gli estroversi spesso perdono l'opportunità di scambiare idee con i loro colleghi. Gli introversi, d'altra parte (che, secondo Sondaggi (che costituiscono il 48% della forza lavoro) possono essere intimiditi dalle videochiamate in gruppi più grandi. Lo stesso vale per le differenze tra gruppi professionali, alcuni dei quali sono molto diversi nell'onboarding digitale.

Se conosci rapidamente i tuoi dipendenti, puoi adattarti alle loro preferenze in termini di apprendimento, comunicazione e comportamento sociale in una fase iniziale. Ma anche se i nuovi arrivati beneficeranno certamente delle molte riunioni virtuali che sono programmate specialmente per loro - tutti hanno bisogno di una pausa dallo schermo ogni tanto. Pertanto, alcuni tempi morti dovrebbero essere inclusi nella pianificazione dei corsi di formazione virtuale per prevenire l'affaticamento da videoconferenza. È altrettanto importante assicurarsi che i nuovi dipendenti siano ben collegati. A questo scopo, gli incontri 1:1 distribuiti nelle prime settimane, che altrimenti avrebbero avuto luogo nella cucina del caffè, sono una buona idea.

Suggerimento 2: accettare un periodo di formazione e una curva di apprendimento più lunghi

Poiché i nuovi impiegati non incontrano i colleghi in ufficio, difficilmente possono conoscerli spontaneamente. Questo significa: hanno bisogno di un aiuto più organizzato e di un periodo di ambientamento più lungo. Questo include il permettere loro di guardarsi virtualmente alle spalle. È importante accettare questa curva di apprendimento più lunga e generare esplicitamente tali opportunità per sostenere i nuovi arrivati nella loro familiarizzazione.

Inoltre, c'è la sensazione di isolamento e solitudine nella pandemia. Anche se il nuovo lavoro è eccitante, molti dipendenti lottano con ulteriori sfide private durante la fase di induzione intrinsecamente intensa. I supervisori e i dipartimenti delle risorse umane dovrebbero mostrare comprensione in questi momenti.

Suggerimento 3: comunicare la cultura aziendale

Obiettivi, valori e percezioni condivisi - tutto questo plasma la cultura aziendale. Influenza il modo in cui le decisioni sono prese, come le azioni sono prioritarie e come i risultati sono raggiunti. Determina anche l'ambiente di lavoro, anche se il posto di lavoro non si trova fisicamente nell'azienda.

Quindi, non limitatevi a fornire in anticipo ai vostri nuovi colleghi di squadra le solite guide e presentazioni aziendali, ma rendete questa cultura il più direttamente tangibile possibile, per esempio attraverso piccoli eventi virtuali in cui i dipendenti esperti ispirano i nuovi. Questo non solo li aiuta a capire la cultura aziendale del loro datore di lavoro. Hanno anche un senso di dove sia il loro posto in questo tessuto e come possono contribuire.

Suggerimento 4: costruire l'affiliazione della squadra

Costruire un rapporto con i colleghi è importante per la performance e la soddisfazione sul lavoro, ma anche per l'esperienza complessiva del dipendente. Per far sentire il nuovo arrivato il benvenuto nell'ufficio di casa, fai delle telefonate uno a uno o di gruppo con i colleghi del team e altri impiegati chiave.

Abituarsi al lavoro implica molto di più che lavorare attraverso i compiti e le mansioni quotidiane. Quindi, fate uno sforzo per dare ai nuovi dipendenti un'impressione autentica del loro nuovo ambiente di lavoro. Ci sono diversi modi per farlo: Ogni membro del team può impartire consigli importanti per il lavoro quotidiano, cosa che non accade nei training ufficiali. Uno aiuta ad accedere a fonti di dati importanti, l'altro simula una situazione reale. Un tour virtuale del futuro ufficio può anche aiutare per la prima impressione.

Inoltre, c'è la trasmissione della cordialità: che sia un biglietto di benvenuto con le firme di tutti i colleghi, un buono o una tazza da caffè con il logo dell'azienda - un piccolo regalo assicura che le persone sentano un senso di appartenenza anche a distanza.

Suggerimento 5: rendere i dipendenti "IT fit

La tecnologia è particolarmente importante in questo momento. Perciò, fornite ai vostri colleghi appena arrivati nell'home office gli strumenti adatti fin dall'inizio. Mostrate loro che sono una priorità: Date loro tutto l'equipaggiamento di cui hanno bisogno per iniziare il loro lavoro: Telefono cellulare, computer portatile o accessori di base come mouse, tastiera o monitor e buone cuffie.

È anche fondamentale avere accesso a tutti i sistemi, portali e programmi pertinenti di cui i dipendenti hanno bisogno per lavorare in modo efficace: per esempio, un account di posta elettronica aziendale, piattaforme di messaggistica di gruppo e software di videoconferenza. Stabilire un contatto con il dipartimento IT nel caso in cui sorgano domande o sia necessaria una formazione. In questo modo, i vostri nuovi dipendenti si sentiranno sostenuti e valorizzati.

Suggerimento 6: ottenere un feedback continuo

Non è mai troppo presto per prestare orecchio ai vostri dipendenti. Condividi l'onboarding con loro e scopri se hanno tutto ciò di cui hanno bisogno. Chiedete loro attivamente, in momenti specifici, come stanno andando. L'ultima formazione ha risposto a tutte le loro domande? Hanno incontrato tutti i loro colleghi chiave al giro di presentazioni e sanno chi contattare per quale preoccupazione? Guarda regolarmente come si evolvono le opinioni dei tuoi nuovi colleghi su diversi aspetti della fase iniziale. Tutto questo vi fornisce importanti informazioni su ciò che funziona nel processo di onboarding, ciò che ha il maggiore effetto e dove esistono i maggiori "gap di esperienza". In altre parole, dove i dipendenti hanno avuto un'esperienza completamente diversa da quella che volevate offrire loro. Attraverso un feedback continuo, il dipartimento HR può capire come i nuovi dipendenti si comportano nell'home office - e sviluppare leve concrete per i miglioramenti.

All'autore:
Il dottor Roland Abel è responsabile della crescita e della strategia - Employee Experience (EX) DACH di Qualtrics e supporta i clienti di Qualtrics nella raccolta di dati sull'esperienza. Ha più di dodici anni di esperienza nel campo dell'esperienza dei dipendenti.