Condurre interviste al personale e di feedback

Incontri regolari di feedback tra i supervisori e i loro dipendenti hanno un effetto positivo sulle prestazioni dei dipendenti. Gli studi lo hanno dimostrato. Inoltre, se condotte correttamente, aumentano la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti. Tuttavia, in molte aziende, le riunioni di feedback hanno luogo piuttosto sporadicamente.

Un esempio pratico: un capo dipartimento si accorge che alcuni dei suoi dipendenti non hanno di nuovo raggiunto gli obiettivi concordati. Tuttavia, non esprime il suo dispiacere. Così gli impiegati continuano a arrancare come prima. Poiché il loro manager non si rivolge a loro per gli obiettivi non raggiunti, sono convinti: "Il nostro manager è soddisfatto del nostro rendimento. E gli obiettivi non raggiunti non sono così importanti per lui. Così la rabbia del manager aumenta nel tempo a tal punto che a un certo punto "esplode". E a causa della sua rabbia repressa, perde la calma. Questo a sua volta ferisce emotivamente i dipendenti, creando un conflitto che è quasi impossibile da risolvere.

Tale escalation può essere evitata attraverso colloqui regolari di feedback e valutazione - tra l'altro, perché in essi i partecipanti articolano le loro aspettative reciproche del lavoro (comune). Questo è il motivo per cui le riunioni regolari di feedback fanno parte del repertorio standard di gestione nella maggior parte delle grandi aziende - anche se è solo nel quadro delle riunioni annuali di accordo sugli obiettivi. La situazione è diversa nelle piccole e medie imprese. Lì, i colloqui regolari di feedback tendono ad essere l'eccezione.

Comunicare gli obiettivi e le aspettative

In generale, la maggior parte dei manager non parla abbastanza con i propri dipendenti del loro lavoro e delle aspettative e degli obiettivi ad esso associati. Questo è il motivo per cui i dipendenti spesso non hanno l'orientamento necessario nel loro lavoro quotidiano. Questo è ciò che le riunioni di staff e di feedback dovrebbero dare loro. I seguenti argomenti possono essere discussi in essi:

• Qualità del lavoro (collaborativo),
• Soddisfazione per la situazione lavorativa,
• Obiettivi, strategie e piani aziendali e divisionali,
• Compiti e responsabilità del dipendente,
• punti di forza e di debolezza del dipendente,
• possibile qualificazione, misure di sostegno,
• possibili miglioramenti,
• Promozione della salute,
• Obiettivo e accordo sui bonus.

Le riunioni di feedback e di definizione degli obiettivi non servono principalmente a discutere i problemi attuali. Piuttosto, il comportamento del dipendente (e del suo manager) deve essere riassunto in un periodo di tempo per chiarire come il lavoro (di cooperazione) può essere migliorato. Pertanto, le riunioni di feedback senza preparazione hanno poco senso.

Condurre le conversazioni con convinzione

In molte grandi aziende, è obbligatorio tenere regolari valutazioni del personale. Questo è buono in sé! A volte, però, questo porta i manager a condurre queste discussioni solo per poter segnalare il "completamento" al dipartimento delle risorse umane, per esempio. La qualità dei discorsi è corrispondentemente scarsa.

Per assicurare un livello minimo di discussione, è utile che dopo ogni colloquio di valutazione, il manager e il dipendente compilino indipendentemente un questionario e lo inviino all'ufficio del personale, per esempio. Il questionario può contenere domande come:

• Quanto sei soddisfatto del corso della conversazione?
• Quanto sei stato soddisfatto dell'atmosfera?
• Quanto è durata la conversazione?
• Sono stati affrontati/concordati anche temi e obiettivi di sviluppo?
• Cosa potrebbe/dovrebbe cambiare in modo che tu e il tuo interlocutore traiate ancora più benefici dalla prossima conversazione?

Prenditi abbastanza tempo

Un indicatore della qualità di una sessione di valutazione o di feedback è la sua durata. I dirigenti dovrebbero pianificare almeno un'ora per dipendente. Un'atmosfera rilassata è necessaria per poter affrontare questioni delicate. Questo deve essere prima creato.

Le discussioni di feedback sono tanto più importanti quanto più i dipendenti devono lavorare in modo indipendente e responsabile. Questo perché il lavoro indipendente richiede aggiustamenti di tanto in tanto. Questo significa che il manager e il dipendente devono accordarsi su compiti e procedure, requisiti di qualità e aspettative reciproche, tra le altre cose.

Un colloquio di feedback e valutazione ben strutturato consiste nelle seguenti fasi:

• Riflessione sull'unità di tempo passata (per esempio, l'ultimo trimestre),
• Valutazione della situazione attuale e
• Guardando avanti.
• È particolarmente importante che il dipendente riceva un feedback sui suoi "punti di forza" e "punti deboli". Cosa fa/può fare bene o meno bene? Perché senza feedback su questo, non c'è apprendimento.

Il tempo investito ripaga

La ricerca mostra che le discussioni regolari con il personale e il feedback influenzano positivamente i seguenti fattori, tra gli altri:

• la relazione tra i dipendenti e il supervisore,
• cooperazione e performance,
• la mentalità della qualità
• l'indipendenza e la responsabilità dei dipendenti,
• l'identificazione con il lavoro e gli obiettivi dati.

Ecco perché i manager dovrebbero condurre colloqui di feedback e di definizione degli obiettivi con i loro dipendenti per convinzione interiore. Perché ne vale la pena - per loro, per i loro dipendenti e per l'azienda.

All'autore: Il Dr. Albrecht Müllerschön è il proprietario della Müllerschön Managementberatung, Starzeln nel Baden-Württemberg. Lo psicologo d'impresa è autore di diversi libri sulle risorse umane ed è stato un coach didattico all'Università di Tubinga (www.muellerschoen-beratung.de).