Condurre un'intervista di fidelizzazione con i dipendenti che sono disposti a cambiare lavoro.

Se ci sono segnali di allarme che indicano che un dipendente importante vuole dimettersi, il suo capo o supervisore dovrebbe discutere con lui del soggiorno a casa. Tale discussione ha tre obiettivi:

• esplorare se l'ipotesi è corretta. Se sì,
• scoprire fino a che punto il dipendente si è già allontanato mentalmente dall'azienda e se può ancora essere "recuperato". E ancora, se è così,
• motivarlo a rimanere.

Invito per un colloquio di soggiorno

Non estendete mai casualmente l'invito a un colloquio di lavoro a casa. Se possibile, chiedetegli di parlarvi di persona se è da solo. Se ve lo chiede, non dichiarate il motivo. Dite invece, ad esempio: "Non c'è niente di male, ma vorrei parlarne con voi in privato. Prendete un appuntamento, anche per prepararvi al meglio. Per esempio, chiedetevi prima della conversazione:

• Quali potrebbero essere le possibili ragioni dell'intenzione del dipendente di cambiare? E:
• Come leader, quale potrebbe essere il mio contributo?

Ad esempio, se avete promosso (inconsciamente) l'intenzione di cambiare attraverso il vostro comportamento, questo influenzerà l'atmosfera della conversazione.

Condurre l'intervista principale in un luogo che garantisca pace e riservatezza. E prendetevi il tempo necessario, perché spesso queste conversazioni prendono una piega inaspettata. Ad esempio, se il dipendente vi dice cose che prima non sapevate.

Entrate nella conversazione con i messaggi "Io".

All'inizio della conversazione, esponete brevemente al dipendente i vostri pensieri e i vostri timori. Dopo tutto, non sa ancora di cosa si tratta. Evitate lunghe presentazioni e andate dritti al punto. Iniziate la conversazione con un'affermazione in prima persona, ad esempio:

• "Recentemente ho avuto l'impressione che vi stiate ritirando. Pertanto, temo che tu ci stia mentalmente dicendo addio". Oppure:
• "La nostra azienda si trova attualmente in uno stato di agitazione. Pertanto, temo che lei possa avere l'impressione che il suo lavoro sia insicuro e che stia cercando un lavoro alternativo".

In seguito, esprimi il tuo rammarico se i tuoi timori sono veri: "Sarebbe un peccato, perché ti stimo molto come persona e come dipendente e vorrei quindi tenerti. Poi aspettate che il dipendente risponda. Ascoltate pazientemente ciò che ha da dire. Fate domande di comprensione al massimo.

Le possibili reazioni del personale

Ci sono quattro possibili reazioni del personale alla vostra spinta.

• Reazione 1: il dipendente vi assicura in modo credibile che i vostri timori sono infondati. A quel punto la conversazione è davvero finita. Ciononostante, dovreste cogliere l'occasione per porre il vostro rapporto di lavoro su basi ancora più solide. Ad esempio, dicendo: "Sono contento di questo. Tuttavia, vi chiedo di parlarmi in futuro se qualcosa vi preoccupa. Perché, come ho già detto, lei è importante per me come dipendente".
• Reazione 2: Il dipendente sottolinea che i vostri timori sono infondati. Ma non gli credete, ad esempio per il suo linguaggio del corpo. Questo accade spesso, perché i dipendenti disposti a cambiare sono di solito riluttanti a parlare con il proprio capo della loro intenzione, finché non hanno un'alternativa di lavoro. Anche in questo caso, dovreste sottolineare che siete contenti perché il dipendente è importante per voi. In seguito, dovreste continuare la conversazione come un normale colloquio di valutazione, ad esempio dicendo: "A prescindere da questo, mi interesserebbe sapere quanto siete soddisfatti del vostro lavoro - dopo tutto, le cose sono state piuttosto turbolente per noi di recente (ad esempio, a causa di Corona o della guerra in Ucraina o a causa della digitalizzazione o della riduzione del personale). L'obiettivo è quello di esplorare le potenziali ragioni per cui il dipendente potrebbe prendere in considerazione di cambiare datore di lavoro, al fine di risolverle.
• Reazione 3: Il dipendente dice che sta pensando di cambiare datore di lavoro. Allora dovreste innanzitutto ringraziarlo per la sua apertura ed esprimere che lo considerate un segno di fiducia e che gestirete le informazioni di conseguenza. Dopo di che, prima di chiedergli: "Cosa possiamo fare io o l'azienda per farti restare? Perché, come ho detto prima, lei è un dipendente prezioso".
  In qualità di capo o supervisore del dipendente, potete registrare l'elenco dei desideri del dipendente e commentare attentamente se un aspetto è impossibile da realizzare. La pratica dimostra che la mancanza di apprezzamento, la scarsa atmosfera lavorativa e la mancanza di soddisfazione sul lavoro sono di solito problemi più gravi dello stipendio quando si tratta di trattenere dipendenti altamente qualificati.
• Reazione 4: Il dipendente dice di essere deciso a cambiare datore di lavoro. Anche in questo caso, dovreste innanzitutto ringraziare il dipendente per la sua disponibilità ed esplorare le sue motivazioni per il cambiamento. A volte ci sono ragioni personali: Ad esempio, un dipendente si è innamorato e vuole trasferirsi in un'altra città. Allora non si può fare altro che augurargli il meglio. Diverso è il caso in cui un dipendente dichiari, ad esempio, che un familiare è diventato badante, motivo per cui non può più svolgere il suo lavoro impegnativo o non vuole più farlo. A quel punto l'unica alternativa è di solito lasciarlo andare o esplorare con lui quali modi alternativi di organizzare il lavoro o quali alternative di lavoro ci sono nella sua organizzazione.

La situazione è nuovamente diversa se il cambiamento pianificato è dovuto alla situazione lavorativa attuale. Ad esempio, la cattiva atmosfera lavorativa, l'elevato carico di lavoro, la scarsa retribuzione o le poche opportunità di promozione. Poi, quando un dipendente dice apertamente "me ne vado" anche se non ha ancora un nuovo lavoro, di solito ha già accumulato molta frustrazione. Di conseguenza, è difficile convincere il dipendente a rimanere. Tuttavia, dovreste provarlo con i dipendenti di valore, anche se poi dovrete fare i conti con critiche massicce al vostro stile di gestione e al vostro comportamento, perché l'insoddisfazione nei confronti del superiore è un motivo frequente per cambiare datore di lavoro.

Esplorare le condizioni per un ripensamento

Ascoltate le lamentele con calma e poi dite, ad esempio: "Ho notato che hai accumulato molto risentimento". Il dipendente probabilmente risponderà "sì". Si può rispondere, ad esempio, "Mi dispiace di non averlo registrato prima e di non averne parlato con te". Perché lei è un collaboratore prezioso per me e vorrei quindi continuare a lavorare con lei. In quali condizioni potrebbe immaginare di riconsiderare la sua decisione?".

Quindi, dopo che il dipendente si è sfogato, cercate di indirizzare la conversazione verso acque più calme, tra l'altro segnalando il vostro apprezzamento alla controparte. Dovreste quindi cercare di capire con il dipendente a quali condizioni potrebbe immaginare di rimanere fedele all'azienda e in che misura tali condizioni possono essere soddisfatte.

Fissare un appuntamento di follow-up

Spesso non è possibile raggiungere un accordo su questo punto durante il colloquio, perché si deve ancora discutere con i colleghi o i superiori in che misura si possono soddisfare determinati desideri. Oppure perché il dipendente non conosce ancora la risposta alla vostra domanda sulle condizioni in cui potrebbe immaginare di rimanere. Quindi, verso la fine del colloquio, dovreste innanzitutto affermare come risultato positivo: "Bene, siamo entrambi ancora disposti a parlare. In seguito, dovranno stabilire insieme, in un protocollo di risultati, chi farà cosa, quando e con quale obiettivo, e concordare una data in cui si siederanno di nuovo insieme.

Non è raro che i dipendenti disposti a cambiare datore di lavoro si lascino convincere a farlo e si leghino nuovamente all'azienda dal punto di vista emotivo, soprattutto se durante il colloquio di fidelizzazione percepiscono un vero apprezzamento da parte del datore di lavoro o del supervisore e un autentico sforzo per soddisfare il più possibile i loro desideri personali. Perché sanno che un cambio di datore di lavoro comporta sempre dei rischi. Per questo vale la pena di fare questo tentativo, perché ogni licenziamento non programmato comporta costi elevati per l'azienda, non solo per la ricerca di un nuovo dipendente e il suo inserimento. I cosiddetti "costi del caos" sono spesso molto più gravi perché una posizione (chiave) è solitamente vacante per un periodo di tempo più lungo.

L'avviso di licenziamento è già sul tavolo

È possibile parlare con i dipendenti della possibilità di rimanere anche se le loro dimissioni sono già sul tavolo. In questo caso, però, di solito è necessario offrire al dipendente molto di più rispetto al caso in cui non abbia ancora trovato un nuovo lavoro, in modo che riconsideri la sua decisione. E giustamente, perché in questo caso non avete riconosciuto in anticipo i segnali di cambiamento. Altrimenti il licenziamento non sarebbe stato inaspettatamente sul tavolo.

Autori:
Klaus Doll è il proprietario di Klaus Doll Organisationsberatung, Neustadt an der Weinstraße (www.doll-beratung.de). Sua moglie Nikola Doll lavora come business coach, soprattutto per le piccole e medie imprese. (www.doll-coaching.de).

Nota dell'editore: Il modo in cui un'azienda può prevenire ondate indesiderate di licenziamenti è mostrato da questo articolo.