Ottimizzazione dei processi: perché è così importante e cosa c'entra la trasformazione digitale

Prima di tutto, è importante chiarire cosa sia l'ottimizzazione dei processi. In sostanza, si tratta di un metodo con cui le aziende e i decisori economicamente indipendenti, ma naturalmente anche le famiglie, possono ottimizzare i processi di lavoro, di business, di produzione e di sviluppo esistenti in termini di efficienza. Efficienza ed efficacia può migliorare. Uno degli obiettivi può essere anche un uso più sostenibile o efficiente in termini di costi delle risorse.

Ottimizzazione del processo: definizione e metodi

Nel corso del tempo sono stati definiti diversi approcci e metodi per ottimizzare i processi, ad esempio i tre seguenti:

• Analisi del portafoglio: Di norma, un'azienda non può migliorare tutti i processi allo stesso tempo, quindi ha senso filtrare prima le aree più importanti. Ciò può essere ottenuto con un'analisi del portafoglio che includa una matrice dei processi, ossia un tipo di diagramma che classifica i processi e le sottoaree in termini di priorità. Si analizza la misura in cui un determinato processo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali dell'azienda e il potenziale di miglioramento che ancora possiede. È proprio da qui che un'azienda dovrebbe partire per ottimizzare i processi.
• Analisi SWOTUn altro modo per capire dove vale la pena migliorare è la cosiddetta analisi SWOT. Le quattro lettere stanno per Punti di forza, Punti di debolezza, Opportunità e Minacce. Tutti i processi aziendali vengono valutati in base a questi quattro aspetti, in modo che alla fine risulti chiaro dove si trovano i processi che non funzionano come desiderato, che sprecano troppe risorse o che hanno ancora del potenziale.
• Diagramma causa-effetto: Questo metodo è chiamato anche diagramma a lisca di pesce perché l'analisi finita assomiglia allo scheletro di un pesce. Al centro si trova un asse orizzontale che rappresenta la totalità di tutti i processi e che alla fine porta all'effetto desiderato nel caso ottimale. Da qui, come singole lische di pesce, vengono analizzati i vari aspetti dell'azienda in relazione a cinque aree: uomo, macchina, metodo, materiale e milieu, cioè l'ambiente. Esistono fonti di errore che possono essere ricondotte esattamente a un determinato aspetto e dove si trovano i punti deboli? È proprio da qui che dobbiamo partire.

Indipendentemente dal metodo scelto, ogni ottimizzazione del processo inizia con un'analisi completa per creare trasparenza. Grazie a questa rappresentazione e documentazione completa di tutti i processi, spesso le fonti di errore vengono già scoperte. Questo è importante, perché nessun miglioramento del flusso di lavoro è possibile senza una spietata rivelazione dei punti deboli.

Anni fa, il motto di molte aziende era: il collaudato è sempre il migliore. Tuttavia, la crescente pressione competitiva e il ruolo più incisivo della digitalizzazione hanno avviato un ripensamento, tanto che ora si stanno progressivamente aprendo al processo di cambiamento. Questo è accompagnato anche da un miglioramento dei processi esistenti. Per una buona ragione, perché un flusso di lavoro ottimale aiuta a risparmiare sui costi, a sfruttare le sinergie e ad ampliare i campi di attività.

Settori diversi, obiettivi diversi

Gli obiettivi e gli approcci dell'ottimizzazione dei processi possono variare notevolmente a seconda del settore, come illustrano i due esempi seguenti.

L'ottimizzazione dei processi nell'industria, ad esempio, riguarda:

• Assicurare l'utilizzo ottimale del personale
• Eseguire la pianificazione dei materiali per il risparmio delle risorse
• Ridurre i costi di produzione
• Garantire tempi di esecuzione brevi
• Rispetto delle scadenze e dei prezzi

Nel settore dell'industria i principi della produzione snella sono spesso applicati nell'ottimizzazione dei processi. La Lean Production fa parte del Lean Management ed è nata in Giappone. In Germania, il termine Sistemi di Produzione Olistica (GPS) si è affermato per l'applicazione dei metodi di Lean Production. I principi di progettazione sono in tutto otto e comprendono Evitare gli sprechi o Processo di miglioramento continuo (CIP). Quest'ultimo consiste nell'analizzare in modo permanente non solo i principali punti deboli, ma anche i processi più piccoli, individuando il potenziale di miglioramento. La produzione snella comprende numerosi strumenti come Kanban, SMED o Heijunka.

La situazione è diversa quando si tratta di ottimizzare i processi di un'agenzia. Qui, ad esempio, si tratta di:

• Strutturare bene i dati e renderli disponibili a tutti
• Visualizzazione dell'avanzamento dei progetti
• Garantire una cooperazione ottimale tra i singoli team
• Migliorare la comunicazione del personale
• Essere in grado di pianificare i progetti a lungo termine e in modo migliore
• Rendere più trasparente la registrazione del tempo

Nelle agenzie è importante rendere il flusso di lavoro il più semplice possibile. Le singole aree devono essere perfettamente coordinate. Nel contesto della digitalizzazione e dell'ottimizzazione dei processi, viene spesso introdotto un software speciale, che combina pianificazione, gestione e controllo e quindi di mappare i processi più importanti di un'agenzia.

La digitalizzazione spesso aiuta a ripensare i processi attuali e a renderli più efficienti. Uno studio della School of Business dell'Università di Scienze Applicate della Svizzera nord-occidentale FHNW intitolato "Sviluppo della strategia nell'era digitale Tuttavia, è chiaro che c'è ancora un grande bisogno di miglioramento in termini di digitalizzazione. Di conseguenza, il 56 % delle PMI ha dichiarato di dover ancora portare avanti la trasformazione digitale.

Conclusione

Viviamo in tempi estremamente rapidi. Ciò che era buono e sensato ieri, spesso è già superato oggi. Se volete essere sempre all'avanguardia come azienda, dovete tenere d'occhio tutti i processi interni. Solo così è possibile identificare ed eliminare i punti deboli o scoprire il potenziale nascosto. Un'ottimizzazione completa del processo con una solida analisi come base può essere d'aiuto.

All'autore:
Martin Seeger sta attualmente frequentando il quarto semestre dei suoi studi di marketing. Oltre ai suoi studi, è un blogger di marketing di successo e supporta aziende e piattaforme online in materia di comunicazione di prodotti e marchi.