Aumentare l'agilità del business attraverso la pianificazione a livello aziendale

Il successo di un'azienda dipende sempre più dalla sua capacità di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato. Naturalmente, questo non è facile se l'azienda è incatenata alla pianificazione statica e questa è associata a lunghi cicli di pianificazione e a piani che non attingono a dati attuali.

Ma cosa rende un'azienda agile? L'agilità è la capacità di rispondere efficacemente alle nuove tendenze in un breve periodo di tempo, promuovendo continuamente la volontà di innovare in tutta l'azienda. Per diventare più agile, i seguenti passi dovrebbero essere fatti all'interno dell'azienda: ridurre l'attrito del sistema, aumentare la fiducia nei dati e integrare meglio il dipartimento finanziario con le altre unità di business. Questo richiede la tecnologia più recente che collega il back office e il front office.

Pianificazione a livello aziendale: la base per una maggiore agilità

L'agilità è importante per il successo del business - e un approccio di pianificazione attiva è la chiave. Affinché le aziende possano reagire più velocemente ai cambiamenti del mercato, il front office e il back office devono lavorare con dati in tempo reale. Per questo, i dipartimenti finanziari, per esempio, hanno bisogno di sistemi moderni che siano facili da usare e rapidamente adattabili - e questo è anche il caso nel settore della pianificazione. La pianificazione moderna dovrebbe essere collaborativa, completa e continua. Solo in questo modo le aziende possono minimizzare i rischi, massimizzare le prestazioni e creare vantaggi competitivi. I modelli di pianificazione attiva permettono ai team di espandere la base di dati per la pianificazione al di là della finanza, così come di estrarre in tempo reale dati operativi e transazionali dai sistemi aziendali per prendere decisioni migliori e guidate dai dati. I seguenti tre passi sono importanti per la pianificazione a livello aziendale:

1. registrare lo status quo

Cosa impedisce alla tua azienda di attuare una pianificazione aziendale moderna ed efficiente? Se vuoi fare un'analisi dettagliata, rispondi alle seguenti domande:

• Come si presenta attualmente il processo di pianificazione nell'azienda?
• Quali tecnologie vengono utilizzate e quanto bene supportano la pianificazione attiva?
• Avete accesso a tutti i dati di cui hanno effettivamente bisogno?
• È possibile un'integrazione automatica dei dati?
• La pianificazione completa delle risorse umane è fattibile già oggi?

Nel primo passo, è importante farsi un'idea di dove iniziare per ottimizzare i processi di pianificazione.

2. creare un consenso all'interno dell'organizzazione

Avviare un cambiamento in un'azienda a volte non è un compito facile. Richiede un sostenitore esperto al più alto livello che si impegni in una pianificazione attiva. Ha anche bisogno di un team di progetto che rappresenti i diversi dipartimenti trasversali; comprese le operazioni, le vendite, le risorse umane, ma anche il dipartimento IT. Può aiutare a chiarire i requisiti tecnologici.

Si dovrebbe poi fare un business case. Quanto tempo e denaro costano i processi manuali? Quali opportunità sono state perse in passato come risultato? Questo può essere contrastato con le nuove opportunità che la pianificazione attiva porterebbe. Per esempio, se il tempo per il budgeting è ridotto del 50 per cento, gli impiegati possono usare le loro capacità per compiti critici per il business come le analisi "what-if".

Una volta che la squadra è assemblata e l'obiettivo è chiaramente definito, i piani per il progetto pilota possono essere delineati. È consigliabile scegliere una funzione all'interno del dipartimento finanziario per questo, in modo che l'implementazione sia soggetta al loro controllo. Un piano d'implementazione e la definizione dei KPI più importanti creano un ulteriore orientamento e argomenti di peso per ottenere il sostegno al progetto da parte della direzione.

3. costruire una pianificazione a livello aziendale

Naturalmente, conviene rapidamente implementare il modello moderno di pianificazione nel dipartimento finanziario prima. Ma non appena si è stabilita una certa routine, questa dovrebbe essere estesa anche alle altre divisioni aziendali. Con il team di progetto, i progetti di pianificazione possono essere portati nei dipartimenti di risorse umane, vendite e marketing - questo è il primo passo verso una pianificazione attiva in tutta l'azienda.

L'obiettivo in questa fase è di promuovere la comunicazione e la cooperazione interdipartimentale. Il successo può essere raggiunto qui attraverso discussioni regolari con le singole parti interessate, in cui si ricapitolano i risultati ottenuti finora o si identificano le aree di miglioramento.

Allo stesso tempo, il processo aiuterà a posizionare il CFO come un partner strategico che orchestra la pianificazione in tutta l'organizzazione. Il dipartimento delle finanze non sarà più utilizzato principalmente per raccogliere cifre di bilancio e produrre rapporti. Piuttosto, il team finanziario diventa la "testa strategica" accanto al CEO, guidando il cambiamento e l'innovazione necessari non solo per superare i tempi incerti, ma per prosperare in essi.

All'autore:
Frank Mens è Regional Sales Director Financial Management DACH & CE presso Workday. È responsabile della costruzione e dell'implementazione della strategia di go-to-market per Workday Financial Management in DACH e nell'Europa continentale.