Lavorare da casa: cosa dovrebbero sapere i dipendenti e i capi

Non tutti - sia i capi che i dipendenti - sono abituati a lavorare da casa. Dopo qualche difficoltà iniziale, però, ci si abituerà presto e lavorare da casa diventerà una piacevole routine.

Punto 1: Quando si arreda, prestare attenzione alla buona ergonomia

• Se possibile, allestisci il tuo ufficio a casa in una stanza separata in modo da poter lavorare indisturbato. Se non hai la tua stanza, puoi anche allestire un'alcova in casa tua per il tuo ufficio. Scaffali o divisori possono aiutare a separare la zona di lavoro dalla zona giorno. È importante arredare la stanza in modo tale da sentirsi a proprio agio mentre si lavora.
• Il tavolo di lavoro: deve essere sufficientemente grande e offrire abbastanza spazio per i vostri documenti. Secondo le raccomandazioni della Suva, la lunghezza dovrebbe essere di almeno 120 centimetri. Idealmente, il tavolo dovrebbe essere regolabile in altezza in modo da poter alternare la posizione in piedi con quella seduta (regola generale: 60 per cento seduta, 30 per cento in piedi, 10 per cento di movimento attivo; in piedi di solito per non più di 20 minuti alla volta). Quando è possibile, il tavolo dovrebbe essere posizionato ad un angolo di 90 gradi rispetto alla finestra.
• La sedia da ufficio: una buona sedia da ufficio (non deve essere costosa) ha una base a 5 stelle con rotelle ed è regolabile in altezza. Regola l'altezza in questo modo: Piedi piatti sul pavimento, gambe superiori e inferiori ad un angolo di circa 90 gradi, busto ad un angolo di 90 gradi rispetto alle cosce, glutei leggermente più alti del ginocchio, cioè un sedile inclinato è vantaggioso. Lo schienale o la zona lombare dovrebbe venire a riposare nell'incavo della schiena per fornire un sostegno ottimale alla vostra schiena. Evitare cuscini, poggiapiedi e simili quando possibile; possono portare a una postura instabile e di conseguenza a disturbi fisici.
• Illuminazione: Assicurati di avere più luce naturale possibile. Non lavorare di fronte o con le spalle alla finestra. Se questo non è possibile: oscurare la finestra (tende, persiane) in modo che non abbagli e accontentarsi della luce artificiale (lampada da soffitto o da scrivania che fornisce un'illuminazione uniforme). I valori guida per l'illuminazione sono almeno da 500 a 600 lux (questo può essere misurato con uno smartphone, per esempio; un'applicazione per questo è disponibile qui): https://phyphox.org/de/home-de/)
• Posizionamento dell'attrezzatura di lavoro: Mettete lo schermo dritto davanti a voi, l'altezza deve essere regolata in modo che il bordo superiore dello schermo sia una mano sotto il livello degli occhi. La distanza tra gli occhi e lo schermo dovrebbe essere di un braccio. Anche con un computer portatile, lavorate con un mouse se possibile - i trackpad sono scomodi alla lunga. Il mouse dovrebbe essere tenuto il più vicino possibile alla tastiera. Se lavorate spesso con dei documenti, si raccomanda un portadocumenti (posizionatelo tra la tastiera e lo schermo).
• Clima: Ventilare regolarmente. Le piante da interno possono anche migliorare il clima interno fornendo sufficiente umidità. Portano anche un'atmosfera amichevole sul posto di lavoro.

Punto 2: L'organizzazione del lavoro

• Mantenete lo stesso ritmo di quando lavorate in un ufficio normale. Alzati alla solita ora, fai le tue pause alle solite ore.
• "Festeggiate" la strada verso il lavoro, anche se non dovete uscire di casa per farlo. Questo significa, per esempio: Fai colazione nella sala da pranzo e solo dopo vai nel tuo ufficio a casa - forse anche dopo una breve passeggiata o un "viaggio" sul balcone.
• Non mangiate nemmeno a casa sul posto di lavoro.
• Vestiti come se dovessi andare a lavorare. Se lavori in pigiama o in una tenuta sportiva, fai poco onore a te stesso e alla qualità del tuo lavoro.
• Pianifica il tuo lavoro in blocchi coerenti: I compiti che richiedono molta concentrazione sono meglio svolti al mattino. Il lavoro di routine, come rispondere alle e-mail, può essere fatto dopo pranzo, per esempio.
• Informi i colleghi del suo team quando e come può essere raggiunto. Organizzare appuntamenti fissi, ad esempio per rapporti di consultazione. Usa strumenti come Microsoft Teams, Outlook e gli strumenti di Unified Communication & Collaboration (UCC) forniti dal tuo datore di lavoro.
• Coltivare una cultura del lavoro: ci sono studi che dimostrano che gli impiegati tendono a lavorare troppo a casa. Quindi anche chi lavora da casa non è immune dal burnout. Quindi registrate il vostro orario di lavoro, andate a casa alla fine della giornata come al solito - e se necessario organizzatevi per avere una "birra virtuale dopo il lavoro" con i colleghi via Skype o simili.

Punto 3: Lavorare in un ufficio a domicilio - anche una questione di leadership

• Lavorare in un ufficio a domicilio richiede fiducia da parte dei manager. Come capo, dovresti quindi evitare le regolari "chiamate di controllo". Perciò, gestite i vostri dipendenti nell'ufficio a domicilio in modo più orientato ai risultati. Chiarire gli obiettivi che devono essere raggiunti e descrivere nel modo più preciso possibile quale dovrebbe essere il risultato desiderato.
• Trasparenza: Tenere i team informati su quali lavori sono in corso e da chi. Fornire strumenti di e-collaborazione e organizzare riunioni virtuali del team quando necessario. Preparateli con la stessa meticolosità delle riunioni "normali".
• Richiedete rapporti di stato regolari (per esempio settimanali) ai vostri team o al vostro staff.
• Stabilire orari vincolanti per l'accessibilità. Ma anche coltivare dei rituali per uno scambio non vincolante e informale, per esempio sotto forma di una chiacchierata a pranzo.
• Sii paziente e comprensivo: Non tutto funzionerà subito. Se non siete abituati a comunicare "digitalmente" su base regolare, ci vorranno alcuni tentativi finché non avrete una buona padronanza della tecnologia. Se necessario, formate i vostri dipendenti all'uso degli strumenti di comunicazione digitale (per esempio, fornendo istruzioni punto per punto tramite l'intranet) - questo include anche il mantenimento delle regole di galateo al telefono.
• Fate sentire ai vostri dipendenti il vostro apprezzamento. Dare più feedback del solito, lodare, dare consigli costruttivi dove sono necessari miglioramenti. Fate sapere ai vostri impiegati che sono seduti da soli nei loro uffici a casa che sono necessari.

Con questo in mente: Buon lavoro. E anche quando si lavora nel proprio ufficio a casa, dimenticare il Cybersecurity no.