Più tempo e migliore cultura delle riunioni

Holger Schultes è COO/CIO del Bellevue Financial Services Group. Questo gruppo di società comprende la Bank am Bellevue AG e la Bellevue Asset Management AG con varie sedi in tutto il mondo. L'IT è gestito centralmente dalla sede centrale di Küsnacht. Holger Schultes è responsabile del buon funzionamento dell'IT del Gruppo Bellevue e del back office della Bank am Bellevue. È stato anche colui che ha trovato la soluzione giusta per eliminare una lamentela persistente nella gestione delle sale riunioni.

L'amministrazione manuale non è più aggiornata

Sempre alla ricerca di una maggiore efficienza, la gestione un po' artigianale delle sale riunioni nella proprietà di Zurigo ha attirato l'attenzione di Holger Schultes: "Nel gennaio 2018, ci siamo trasferiti in un nuovo edificio su Rennweg. Su un piano ci sono esclusivamente sale riunioni. A quel tempo, l'amministrazione delle camere era completamente manuale. Le stampe venivano fatte ogni giorno dai calendari di Exchange e appuntate nelle sale riunioni. Da un lato, questo non era più aggiornato, e dall'altro, la cultura della riunione ne soffriva. Non era raro che le prenotazioni venissero dimenticate o non funzionassero correttamente. Per me, non c'è niente di peggio che dover irrompere in una sala riunioni occupata con un visitatore". Quindi era necessaria una soluzione automatizzata.

Trovata una soluzione convincente

Il CIO stava cercando dei display wireless che fossero collegati ai calendari di Exchange e che mostrassero automaticamente la loro disponibilità per ogni sala riunioni. Un conoscente ha attirato la sua attenzione sulla soluzione di una giovane azienda di Friburgo: ROOMZ. La loro soluzione sembrava soddisfare perfettamente le sue esigenze. Schultes ricorda: "I display sottili ed eleganti e la gamma di funzioni mi hanno convinto subito". Il giorno dopo, ha contattato il produttore. La conversazione ha confermato al CIO che questa soluzione soddisfaceva tutti i suoi requisiti: "Per me, la connessione diretta ai calendari di Exchange e la facilità d'uso erano importanti prima di tutto. Dato che abbiamo molte pareti di vetro, la soluzione doveva anche funzionare senza fili. Do anche molta importanza all'estetica".

La sicurezza è anche un argomento importante nell'ambiente bancario. Holger Schultes spiega: "La classica rapina in banca si sta spostando sempre più nel regno digitale. Ecco perché abbiamo anche testato la soluzione di visualizzazione per vedere se soddisfaceva i nostri standard di sicurezza e abbiamo deciso per un'installazione on-premise.

Funzionamento impeccabile

Holger Schultes ha ordinato i display necessari. Tramite il servizio remoto, il co-fondatore di ROOMZ Patrick Terreaux ha installato il server nella sede centrale di Küsnacht e ha configurato la soluzione insieme a Holger Schultes. Il CIO e il suo team hanno messo in funzione da soli i singoli display. Da allora, la soluzione funziona in modo assolutamente impeccabile e anche gli utenti ne sono molto soddisfatti, come conferma Holger Schultes: "Il personale del front office è contento. Si risparmiano la fatica di stampare i calendari e attaccarli manualmente alle sale riunioni. Inoltre, abbiamo la possibilità di prenotare sale libere per riunioni ad hoc direttamente sul cartello stesso o di liberare nuovamente le sale in caso di riunioni finite in anticipo. I display ROOMZ fanno risparmiare tempo, ottimizzano i processi e migliorano la cultura delle riunioni.

Soluzione ROOMZ con sensori integrati

Anche Holger Schultes è molto interessato agli sviluppi di ROOMZ. Per esempio, il sensore intelligente ROOMZ, che è stato appena introdotto e consente una serie di nuove funzioni: rilascio automatico della sala riunioni per le riunioni prenotate ma che non hanno luogo, analisi dei dati e un'utile panoramica di dove una sala riunioni sarebbe libera a una certa ora. "L'integrazione della tecnologia dei sensori nella soluzione ci permette di espandere il portafoglio ROOMZ in un ecosistema", dice Holger Schultes.

Ulteriori informazioni: www.roomz.io