Cinque peccati capitali quando si progettano uffici open space
Sempre più aziende stanno installando uffici open space. Non tutti i dipendenti sono entusiasti di questo. Perché la popolarità degli ambienti di lavoro open space è spesso anche una questione generazionale.
Un paesaggio da ufficio aperto dovrebbe sostenere la libertà intellettuale dei dipendenti. Molti consulenti d'ufficio sono ora di questa opinione. Affinché questo abbia successo, richiede una buona pianificazione e implementazione. I seguenti gravi errori dovrebbero essere evitati quando si introducono ambienti di lavoro in uffici open space:
Errore di pianificazione 1: concentrarsi sul risparmio di spazio
Il motivo principale per cui gli imprenditori si affidano sempre di più agli uffici open space è ancora quello di risparmiare metri quadrati che comportano costi elevati. Timo Brehme, consulente di conceptsued a Monaco: "Sotto il pretesto di una comunicazione più aperta, gli spazi di lavoro vengono angustiati. Nel processo, molti imprenditori dimenticano quanto sia importante il valore aggiunto e gli spazi di collaborazione in un tale concetto. Solo con loro è possibile ottimizzare i processi di lavoro e accelerare la comunicazione. Coloro che non investono in isole di ritiro e in luoghi di incontro ben congegnati impediscono il lavoro di squadra invece di promuoverlo. Anche gli imprenditori dovrebbero esserne consapevoli: I costi delle stanze sono spesso molto più bassi dei costi del personale. Ma il valore aggiunto dell'investimento nel benessere dei dipendenti è molto più sostenibile di quello che si potrebbe ottenere risparmiando spazio".
Errore di pianificazione 2: il dipendente non ha voce in capitolo nel processo di cambiamento
Le generazioni nate intorno agli anni '90 sono cresciute in un mondo globalizzato e digitalizzato. Spesso hanno imparato a lavorare in modo flessibile, mobile e in squadra già all'età della scuola primaria. I best ager, d'altra parte, hanno trascorso la maggior parte della loro vita lavorativa in piccoli uffici e con un lavoro fattuale sul PC. Pertanto, c'è molta benzina sul fuoco quando gli imprenditori pianificano improvvisamente uffici open-space. Molti capi presentano comunque al loro team il fatto compiuto invece di coinvolgerli nel processo di gestione del cambiamento. Questo significa che l'accettazione è destinata a fallire. "Dire ai tuoi impiegati: 'Ecco il tuo nuovo ufficio open space, fattene una ragione', non funziona. Ogni dipendente è un essere umano con bisogni, abitudini e paura del cambiamento. I dipendenti devono quindi essere coinvolti nel processo di cambiamento in una fase iniziale - e all'interno di un quadro stabilito dalla direzione", dice Brehme.
Errore di pianificazione 3: attrezzatura tecnica inadeguata
I dipendenti di oggi non vogliono o non hanno più bisogno di sedersi fisicamente in un posto fisso per lavorare efficacemente. Invece di prestare attenzione agli orari di lavoro in loco, molti imprenditori si sono quindi a lungo affidati agli accordi sugli obiettivi. Tuttavia, affinché gli obiettivi possano essere raggiunti e i dipendenti possano essere raggiunti da colleghi e clienti in qualsiasi momento, sia nell'ufficio open space che nell'home office, gli imprenditori devono investire nella tecnologia appropriata. Per esempio, sono necessarie attrezzature con terminali mobili. Il lavoro basato sul cloud apre ulteriori possibilità. I dati devono essere accessibili da qualsiasi parte del mondo. Diversi impiegati devono essere in grado di lavorare su un file in tempo reale. La firma digitale dovrebbe essere resa possibile così come l'accesso online alle transazioni commerciali. Questo è l'unico modo per creare una struttura di ufficio flessibile, ridurre lo spazio di stoccaggio allo stesso tempo e integrare il cambiamento sociale nella cultura dell'ufficio. Questo significa: lo spazio, l'organizzazione e la tecnologia devono combaciare.
Errore di pianificazione 4: mancanza di opzioni di ritiro
Chi lavora in spazi aperti ha bisogno di luoghi di ritiro per concentrarsi. Gli imprenditori spesso dimenticano di fornirli in quantità sufficiente. "I capi d'azienda devono fare in modo che il rapporto tra lavoro comunicativo e lavoro concentrato sia equilibrato. Altrimenti, i dipendenti diventano molto rapidamente insoddisfatti", dice Timo Brehme. Secondo l'esperto, non esiste una regola generale per la distribuzione dello spazio, perché dipende fortemente dall'uso previsto e dai locali stessi. Tuttavia, i luoghi di ritiro non devono necessariamente essere stanze individuali che possono essere chiuse. Think tank, cabine telefoniche o arredi intelligenti creano anche zone di ritiro, mobilità e diverse atmosfere di lavoro all'interno degli uffici open space.
Errore di pianificazione 5: troppi fattori di disturbo
Il rumore è il primo fattore che viene in mente a imprenditori e impiegati quando pensano alle fonti di disturbo in un ufficio open space. In realtà, però, non è solo necessario pianificare l'acustica nel paesaggio dell'ufficio. Timo Brehme: "Quando si tratta di un flusso di lavoro ottimale e di benessere sul posto di lavoro, i progettisti di stanze devono tenere in considerazione gli stimoli visivi oltre ai livelli di rumore o al riverbero della stanza. I percorsi del traffico giocano un ruolo importante in questo caso. Dove, per esempio, sono allestiti paesaggi di divani, dove un salotto? Brehme: "Mettere un divano chic vicino ai posti di lavoro può essere visivamente attraente, ma funzionalmente non ha senso. Dopo tutto, chi dovrebbe sedersi qui per parlare al telefono con i clienti mentre i colleghi stanno lavorando nella stanza accanto? Inoltre, il traffico dei clienti deve essere preso in considerazione. Le persone esterne, come i clienti o i fornitori di bevande, non devono passare attraverso uffici aperti. Questo distrae i dipendenti inutilmente".
Fonte e ulteriori informazioni: conceptsued GmbH
