Optimisation des processus : pourquoi est-elle si importante et quel est le rapport avec la transformation numérique ?

Il convient tout d'abord de préciser ce qu'est l'optimisation des processus. En fait, il s'agit d'une méthode permettant aux entreprises et aux décideurs économiques indépendants, mais aussi aux ménages, d'optimiser les processus de travail, d'affaires, de production et de développement existants. Efficacité et efficience peuvent être améliorés. Une utilisation plus durable ou moins coûteuse des ressources peut également être l'un des objectifs.

Optimisation des processus : définition et méthodes

Au fil du temps, différentes solutions et méthodes se sont établies pour optimiser les processus - par exemple les trois suivantes :

• Analyse de portefeuille : En règle générale, une entreprise ne peut pas améliorer tous les processus en même temps, c'est pourquoi il est judicieux de commencer par sélectionner les domaines les plus importants. Cela peut se faire à l'aide d'une analyse de portefeuille et d'une matrice des processus, c'est-à-dire une sorte de diagramme qui classe les processus et les sous-domaines par ordre de priorité. Il s'agit d'analyser dans quelle mesure un processus donné contribue à la réalisation des objectifs globaux de l'entreprise et quel est son potentiel d'amélioration. C'est précisément là que l'entreprise devrait commencer à optimiser ses processus.
• Analyse SWOTUne autre possibilité pour déterminer les points à améliorer est l'analyse SWOT. Les quatre lettres signifient "Strengths" (forces), "Weaknesses" (faiblesses), "Opportunities" (opportunités) et "Threats" (menaces). Tous les processus de l'entreprise sont évalués en fonction de ces quatre aspects, de sorte qu'à la fin, il est clair où il y a peut-être encore des processus qui ne fonctionnent pas comme souhaité, qui gaspillent trop de ressources ou qui présentent encore un certain potentiel.
• Diagramme de cause à effet : Cette méthode est également appelée diagramme en arêtes de poisson, car l'analyse terminée ressemble à un squelette de poisson. Au centre se trouve un axe horizontal qui représente l'ensemble des processus et qui, dans le meilleur des cas, conduit à l'effet souhaité. De là, comme des arêtes individuelles, différents aspects de l'entreprise sont analysés en fonction de cinq domaines, à savoir l'homme, la machine, la méthode, le matériel et le milieu, c'est-à-dire l'environnement. Y a-t-il des sources d'erreurs qui sont précisément liées à un aspect particulier et où se situent les points faibles ? C'est là qu'il faut intervenir.

Quelle que soit la méthode choisie, toute optimisation de processus commence par une analyse complète afin de créer de la transparence. Cette représentation et cette documentation sans faille de tous les processus permettent souvent de déceler les sources d'erreurs. C'est important, car aucune amélioration du flux de travail n'est possible sans une divulgation impitoyable des points faibles.

Il y a quelques années encore, la devise de nombreuses entreprises était : ce qui a fait ses preuves est toujours le meilleur. La pression croissante de la concurrence et le rôle accru de la numérisation ont toutefois entraîné un changement de mentalité, de sorte qu'elles s'ouvrent désormais constamment au processus de changement. Cela s'accompagne également d'une amélioration des processus existants. Et ce pour une bonne raison : un flux de travail optimal permet de réduire les coûts, d'exploiter les synergies et de développer les domaines d'activité.

Différents secteurs, différents objectifs

Les objectifs et les démarches d'optimisation des processus peuvent être très différents selon les secteurs, comme l'illustrent les deux exemples suivants.

Dans l'industrie, l'optimisation des processus consiste par exemple à

• garantir une utilisation optimale du personnel
• de planifier les matériaux de manière à économiser les ressources
• réduire les coûts de production
• garantir des délais d'exécution courts
• Respecter les délais et les prix

Dans le domaine de l'industrie les principes de la production allégée sont souvent appliqués dans l'optimisation des processus. La production allégée fait partie du lean management et trouve son origine au Japon. En Allemagne, la notion de systèmes de production complets (GPS) s'est établie pour l'application des méthodes de production Lean. Il existe au total huit principes de conception, dont Éviter le gaspillage ou Processus d'amélioration continue (PAC). Dans ce dernier cas, il s'agit d'analyser en permanence non seulement les grands points faibles, mais aussi les petits processus, et de mettre en évidence les potentiels d'amélioration. La production allégée comprend de nombreux outils tels que Kanban, SMED ou Heijunka.

Il en va autrement de l'optimisation des processus d'une agence. Ici, il s'agit par exemple

• bien structurer les données et les mettre à la disposition de tous
• de représenter visuellement l'avancement des projets
• veiller à une collaboration optimale entre les différentes équipes
• améliorer la communication des employés
• de mieux planifier les projets à long terme
• de présenter la saisie des temps de manière plus transparente

Dans les agences, il faut simplifier au maximum le flux de travail. Les différents domaines doivent être parfaitement coordonnés. Actuellement, un logiciel spécial est souvent introduit dans le cadre de la numérisation et de l'optimisation des processus, qui réunit la planification, la gestion et le contrôle de gestion et reproduit ainsi les principaux processus d'une agence.

La numérisation contribue souvent à repenser les processus actuels et à les rendre plus efficaces. Une étude de la Haute école d'économie de la Haute école spécialisée du Nord-Ouest de la Suisse FHNW intitulée "Développement de stratégies à l'ère numérique" montre toutefois qu'il reste encore beaucoup à faire en matière de numérisation. En effet, 56 % des PME ont indiqué qu'elles avaient encore besoin d'accélérer leur transformation numérique.

Conclusion

Nous vivons à une époque où tout va très vite. Ce qui était bon et judicieux hier est souvent déjà dépassé aujourd'hui. Pour rester dans le coup en tant qu'entreprise, il faut donc toujours garder un œil sur tous les processus internes de l'entreprise. C'est la seule façon d'identifier et d'éliminer les points faibles ou de découvrir des potentiels cachés. Une optimisation globale des processus avec une analyse approfondie comme base peut aider.

Vers l'auteur :
Martin Seeger est actuellement en quatrième année d'études de marketing. Parallèlement à ses études, il est blogueur à succès en matière de marketing et soutient les entreprises et les plateformes en ligne en matière de communication sur les produits et les marques.