Les systèmes d'information : Pourquoi il peut être bon d'oublier des informations au travail

La quantité d'informations et de données à laquelle de nombreuses personnes sont confrontées quotidiennement sur leur lieu de travail a massivement augmenté ces dernières années. La mondialisation et la numérisation augmentent constamment la complexité des processus commerciaux et professionnels : Ce qui est actuel aujourd'hui peut être obsolète demain. Par conséquent, les décideurs doivent en permanence distinguer les informations pertinentes de celles qui ne le sont pas.

L'oubli rend capable d'agir

Pour ce faire, ils sont souvent soutenus par des systèmes d'information numériques. Les organisations modernes, les entreprises et les administrations utilisent ces systèmes par exemple pour les calculs et les analyses commerciales, le développement de produits et les concepts de marketing. Mais quel est l'impact de ces outils sur l'utilisateur ? Et : les systèmes d'information rendent-ils "stupides" parce que les utilisateurs ne sont plus sollicités ? Au contraire, affirment des psychologues et des informaticiens de gestion de l'université westphalienne Wilhelm de Münster (WWU) : la capacité d'oublier des choses rend les gens capables d'agir - les individus comme des organisations entières. Les résultats de l'étude ont été publiés dans la revue spécialisée "Ergonomics".

Les systèmes d'information conduisent à de meilleures décisions

L'équipe de Guido Hertel, professeur de psychologie organisationnelle et économique, et du professeur Jörg Becker de l'Institut d'informatique de gestion de la WWU a simulé des processus commerciaux typiques dans des entreprises de production, dans lesquels des personnes devaient décider à plusieurs reprises dans quels pays fictifs les produits de leur entreprise devaient être envoyés pour être vendus. Les résultats ont montré que la disponibilité de systèmes d'information de soutien n'a pas seulement conduit à de meilleures décisions économiques, mais a également libéré les capacités cognitives des utilisateurs. Les participants à l'étude ont mieux retenu les détails des autres produits de l'entreprise que les personnes du groupe de contrôle qui ont pris des décisions sans l'aide du système - et qui ont donc dû retenir davantage d'informations. En outre, les participants qui ont pu utiliser le système d'information ont déclaré avoir ressenti moins de stress lors de la réalisation des tâches difficiles.

La confiance dans les systèmes d'information est nécessaire

L'oubli n'est cependant pas toujours facile pour de nombreux décideurs. "La condition centrale de ces effets positifs était que les sujets d'expérience fassent confiance au système d'information - ce n'est qu'à cette condition que des gains de performance significatifs ont pu être observés", souligne Guido Hertel. Les scientifiques ont constaté que la fiabilité technique et la qualité des contenus d'information mis à disposition semblent être essentielles pour la confiance dans les systèmes d'information. En outre, la compétence et l'expérience perçues des utilisateurs respectifs ainsi que les structures de soutien existantes jouaient également un rôle important. "Nous avons été surpris de constater que la confiance dans les systèmes d'information était déterminée par de nombreux facteurs d'influence différents, alors qu'il suffisait d'un rien, par exemple un problème technique unique, pour que la méfiance s'installe", explique Guido Hertel.

La recherche se poursuit

Les résultats des études fournissent un premier modèle pour la conception de systèmes d'information fiables et donc efficaces, afin que les utilisateurs et les décideurs dans les organisations puissent "oublier" les informations superflues. Ces résultats sont pertinents pour tous les domaines d'activité dans lesquels les systèmes informatiques traitent en permanence de grandes quantités de données pour prendre des décisions. Dans ce domaine, des systèmes d'information bien conçus peuvent améliorer les performances, soulager les utilisateurs et libérer des ressources pour d'autres tâches. Dans des études ultérieures, l'équipe de recherche examine d'autres facteurs d'influence sur l'oubli ciblé, comme par exemple les coûts d'éventuelles mauvaises décisions ou l'orientation personnelle d'un décideur vers la sécurité. L'objectif est de pouvoir adapter au mieux les systèmes d'information à différentes conditions.

Informations sur le projet de recherche : https://www.getrost-vergessen.de/