Conduire et organiser efficacement des réunions - 6 conseils

Le travail quotidien de nombreux cadres et collaborateurs de projet. À peine une réunion est-elle terminée que la "séance" suivante est inscrite au calendrier. Et à peine celle-ci terminée, une nouvelle réunion est programmée. De nombreux cadres passent plus de la moitié de leur temps de travail en réunion. La situation est similaire pour les chefs de projet.

Cette "meeting-ite" a des causes. Plus les collaborateurs d'une entreprise travaillent en étroite collaboration, plus le besoin de concertation est important. Et plus l'environnement de l'entreprise évolue rapidement, plus l'équipe de direction doit se mettre d'accord sur de nouvelles solutions aux problèmes. Pourtant, de nombreuses réunions pourraient être supprimées sans être remplacées si celles qui restent étaient organisées de manière plus efficace. De plus, leur durée pourrait être réduite si elles n'étaient pas parfois aussi peu structurées que des discussions de café. Rappelons donc que les réunions sont des rencontres de travail au cours desquelles certains objectifs doivent être atteints - en un minimum de temps. Elles doivent donc être organisées en conséquence. Voici quelques conseils à ce sujet.

Conseil n° 1 : établir un agenda et définir des objectifs

Cela semble aller de soi. Mais ce n'est pas le cas. Souvent, lors d'une réunion, un participant dit, à peine les personnes invitées sont-elles dans la salle : "Allons-y. Je dois encore ..." Et comme il en va de même pour les autres, tous se précipitent sur le premier sujet venu. Ils en débattent sauvagement, sans avoir clarifié les choses au préalable :

• De quoi devons-nous parler ?
• Quels sont les thèmes les plus importants/urgents ?
• Quels sont les objectifs que nous voulons/pouvons atteindre ?
• Quelle est la meilleure approche ?

L'entretien se déroule donc de manière peu structurée. Établissez donc un ordre du jour au début de chaque réunion. Discutez de la procédure et établissez un calendrier.

Conseil 2 : passer brièvement en revue les "tops" au préalable

On l'oublie souvent, surtout si la réunion a été précédée d'autres réunions. Dans ce cas, le responsable de la réunion accepte généralement : Tout le monde sait de quoi nous parlons. Et il est complètement surpris lorsque, tout à coup, un participant dit par exemple : "Je croyais que nous parlions aujourd'hui du sujet ...". C'est pourquoi, au début d'une réunion, passez en revue avec les participants les points principaux, c'est-à-dire les points à l'ordre du jour. Veillez à ce qu'il y ait un accord sur le contenu et les objectifs et modifiez l'ordre du jour si nécessaire.

Conseil 3 : clarifier l'ordre des thèmes

C'est nécessaire parce que les sujets sont souvent liés. Par exemple, il n'est pas nécessaire de débattre des investissements si le rapport financier montre que notre caisse est vide. Mais même si les sujets ne sont pas liés, vous devez les clarifier avec les participants : Dans quel ordre allons-nous les discuter ? En effet, en raison de leur position dans l'entreprise, les personnes présentes leur accordent une importance différente. C'est pourquoi, si vous ne décidez pas de ce qui sera traité en premier et de ce qui sera traité plus tard, le risque existe que certains participants soient fâchés parce que "leurs" sujets seront abordés à la fin. Et ils sont totalement irrités si "leurs" sujets sont traités à la va-vite ou même ajournés parce que le temps est compté. En conséquence, leur motivation à mettre en œuvre les décisions est faible après la réunion.

Conseil n° 4 : utiliser les médias et fixer les résultats intermédiaires

Dans de nombreuses réunions, les supports de présentation tels que les tableaux à feuilles mobiles, les tableaux (d'animation) et les projecteurs ne sont utilisés que pour informer les participants des résultats des réunions de travail intermédiaires, par exemple. Mais lors de l'élaboration des propositions et de la discussion de leurs avantages et inconvénients, ces supports restent inutilisés dans un coin. Résultat : des débats interminables au cours desquels les mêmes arguments reviennent sans cesse. Soit parce que les résultats intermédiaires n'ont pas été consignés, soit parce que les participants n'ont pas "sous les yeux" les tenants et les aboutissants.

Conseil n° 5 : noter qui fait quoi et quand

Il arrive souvent que le temps manque lors des réunions et que les participants regardent de plus en plus souvent l'heure. La planification des mesures se fait donc à la hâte, car chacun pense que les autres sauront déjà ce qu'il faut faire. Conséquence : beaucoup de choses que tout le monde pense avoir faites à la prochaine réunion ne sont pas faites. Notamment parce que sans plan d'action, il n'a pas été possible de vérifier entre-temps si les initiatives nécessaires ont été prises. Par conséquent, l'ambiance est mauvaise dès le début de la réunion suivante. Car tout le monde pense qu'il faut maintenant en débattre à nouveau.

Conseil n° 6 : donner et obtenir un feedback

Comme le temps est souvent compté lors des réunions, les participants se dispersent à la fin comme un troupeau de bovins effrayés. Ils ne sont ni félicités pour leur travail, ni informés de ce qui ne s'est pas déroulé de manière optimale. En bref, il n'y a pas de résumé de ce qui a été fait et atteint, ni de "critique de la manœuvre". Résultat : chacun retourne à son poste de travail et, dans l'agitation du quotidien, a vite oublié ce qui a été dit. Et à la prochaine réunion, c'est "The same procedure as...".

Vers l'auteur : Dr. Albrecht Müllerschön est propriétaire de Müllerschön Managementberatung, Starzeln dans le Bade-Wurtemberg (Internet : www.muellerschoen-beratung.de).