Contribution d'invité : Conseils pour plus de concentration au lieu du chaos dans la tête

Une personne intelligente m'a dit un jour que le changement ne réussissait pas si l'on essayait de changer trop de choses à la fois. Et ma propre vie m'a appris qu'il est utile de concentrer ses efforts de changement sur une seule chose, c'est-à-dire d'avoir un objectif clair et tangible en tête. Quand j'ai lu dans la Harvard Business Review que nous devons 46,9% de notre temps de travail à laisser notre esprit s'éloigner de la tâche en cours, j'ai été choqué ! Un autre article sur le sujet a révélé qu'en moyenne, un travailleur du savoir 50 - 60 fois par jour est interrompu pendant son travail - est arraché à sa concentration. Il devient vite évident que notre capacité de concentration est en crise !

Plus de concentration - Non aux réunions (inutiles) !

Des réunions productives peuvent aider à agir plus rapidement et à se concentrer sur l'essentiel. Mon mantra personnel est de ne participer qu'aux réunions qui ont un sens. Pour y parvenir, je remets en question chaque réunion - qu'elle soit en personne, par téléphone ou par vidéoconférence - que l'on inscrit dans mon calendrier. Je me demande si je dois vraiment y être. Je m'impose et je demande aux autres participants de communiquer clairement à l'avance le but, l'ordre du jour et les résultats possibles. Si ma présence n'est pas indispensable, je ne vais pas à cette réunion. Si ma contribution est néanmoins nécessaire, je propose mon point de vue sur le contenu et mon feed-back via des outils de collaboration qui me permettent de travailler sur un projet spécifique au moment précis où j'ai décidé de m'y consacrer.

Pour accélérer la prise de décision en réunion, vous devez habilement faire approuver vos propositions en posant les bonnes questions, en demandant un feedback sur les personnes qui ne sont pas d'accord avec votre proposition, plutôt que de demander à tout le monde de donner son accord concret. La psychologie sous-jacente est simple : les critiques sont forcés de sortir de leur zone de confort et de donner une raison valable à leur désaccord.

À la fin de chaque réunion, chacun devrait avoir une idée claire des activités, des priorités et de la répartition des rôles. Posez la question : "Qui fait quoi et jusqu'à quand ? Cela permet de faire avancer les décisions et de renforcer la concentration. Mais pour cela, vous avez bien sûr besoin d'un système transparent qui répertorie les tâches de votre équipe et vous permette de suivre leur état d'avancement.

Vous pouvez également mesurer l'utilisation judicieuse de votre temps grâce à la méthode simple de feedback ROTI (Return On Time Invested), issue de l'environnement de coaching Agile. Cette approche offre un moyen rapide et simple d'évaluer les réunions. Demandez à chaque participant de noter la réunion de 1 à 5 - 1 signifiant très utile et 5 une perte de temps totale. Grâce à de simples mathématiques, vous saurez rapidement si vos réunions ont suffisamment de valeur.

Enfin, essayez de modifier les procédures, changez de fond, utilisez un autre format. Que diriez-vous d'une réunion de marche avec des écouteurs, au lieu de mener chaque conversation à votre bureau. Bougez pour faire le plein d'énergie fraîche et libérer de nouvelles idées. Même les Science s'est récemment prononcé en faveur des réunions mobiles - il existe des preuves évidentes que la combinaison de la marche et de l'air frais augmente de manière significative leurs capacités à réfléchir et à se concentrer.

Surmonter la procrastination et donner la priorité aux défis

Faire les choses libère de l'espace dans votre tête et a un effet positif sur votre concentration. Nous savons tous à quel point il peut être difficile de s'en tenir aux priorités centrales, surtout lorsque le travail s'accumule. Même lorsque nous savons exactement ce que nous devrions faire ensuite, nous l'évitons et nous nous tournons vers le travail le plus facile ou le plus agréable qui nous attend. Sans surprise, les étudiants disent souvent que leur maison n'a jamais été aussi bien rangée et propre que pendant les examens. Mais éviter les tâches importantes et se distraire avec d'autres nous prive d'une énergie et d'une concentration précieuses.

Pour y remédier, j'essaie de surmonter la procrastination chaque fois qu'elle me détourne d'un travail concentré et significatif. Avec le temps, j'ai réalisé que tout cela n'est qu'une question d'habitude et que je suis le seul à être souverain dans mes actions. C'est comme prendre une douche froide le matin ou enfiler enfin ses chaussures de course. Mettez-vous au défi ! Mettez les excuses de côté et faites la chose la plus importante, celle qui vous rebute le plus, le matin, comme toute première action de la journée. L'énergie positive ainsi libérée vous aidera à avancer avec aisance dans le reste de la journée.

Libérer du temps - le reste viendra tout seul !

Avoir le temps et le bon état d'esprit est indispensable pour pouvoir penser de manière stratégique et résoudre les problèmes de manière pragmatique. Je fais toujours la part des choses entre l'urgent et l'important, j'équilibre les deux. Si vous passez trop de temps sur des sujets urgents, c'est que vos priorités sont mal fixées. Consacrez plus de temps à l'introspection et à la pensée créative - bloquez quelques heures dans votre agenda, trois fois par semaine.

Demandez-vous : "Y a-t-il quelqu'un d'autre qui pourrait - ou devrait - le faire ?" À tous ceux d'entre nous qui sont perfectionnistes et qui pensent qu'ils doivent tout faire eux-mêmes : Apprenez à déléguer des tâches ! Surtout dans les rôles de direction, mais aussi en tant qu'individu au sein d'une équipe. Il est tout à fait acceptable de demander de l'aide à quelqu'un, et une fois que vous aurez appris à confier des tâches à d'autres, cela vous aidera à trouver suffisamment de temps et de concentration pour faire ce qui est le plus prioritaire.

La technique devrait être là pour vous - et non l'inverse !

Tout tourne autour du fait de permettre à soi-même et à son équipe de travailler avec un maximum de concentration. Parfois, on a l'impression que notre vie est dévorée par une journée de travail de 24 heures. Nous sommes toujours joignables et le travail ne connaît pas de temps mort. Notre concentration est brisée par des messages incessants, des dizaines de fenêtres ouvertes et le fait de jongler sans cesse entre les outils. Mais vous devez vous rendre à l'évidence : vous ne pouvez pas être présent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et vous ne pouvez vous concentrer qu'un temps limité par jour. Alors, que pouvez-vous faire ?

L'utilisation des technologies appropriées - celles qui fonctionnent le mieux pour moi - m'aide à faire mon travail plus efficacement. Je conseille à chacun de prendre le temps de se demander : "Quels sont les outils les plus faciles à utiliser et qui favorisent une communication transparente entre les équipes ?" Nos outils pour le travail devraient faire partie de la solution et non du problème.

Je crois que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique nous aideront de plus en plus à labourer quasiment la distraction numérique et à faire remonter à la surface le travail qui est le plus important. Je crois en une manière de travailler plus éclairée et plus intelligente, où les machines et les personnes sont réunies dans un lieu de travail intelligent de telle manière que "Work about Work" appartiendra bientôt au passé et que nous retrouverons la capacité de nous concentrer !

Auteur :

Andrea Trapp est Head of Business pour la zone Europe du Nord et centrale (DACH, UK et Irlande ainsi que les pays nordiques et baltes) chez Dropbox et dirige ses équipes depuis Munich. Diplômée en sciences économiques et experte en gestion du changement, elle a occupé pendant 17 ans - parfois à l'étranger - des postes de direction ou de conseil d'administration à l'échelle européenne dans des entreprises internationales de technologie et de proptech. Jusqu'en février 2019, elle était Area Vice President Sales Europe chez le fabricant américain de logiciels et de matériel informatique Oracle, où elle avait déjà commencé sa carrière dans les années 90 à Dublin. Entre-temps, de 2014 à 2016, elle a dirigé en tant que Managing Director le fournisseur SaaS Textura Europe GmbH et a été de 2012 à 2014 directrice territoriale pour l'Europe chez le fournisseur de solutions pour le secteur de la construction et de l'immobilier conject AG. Elle s'est toujours concentrée sur les thèmes Construction & Manufacturing et sur l'optimisation des processus de transformation. Elle se considère comme un coach et un mentor pour ses équipes. Dans sa vie privée, Andrea aime faire du jogging et de la randonnée, elle adore cuisiner et voyage avec passion dans le monde entier. Pour en savoir plus sur Andrea Trapp, consultez son Profil LinkedIn.