Cinq péchés capitaux lors de la planification de bureaux paysagers

Un environnement de bureau ouvert doit favoriser la liberté d'esprit des collaborateurs. C'est l'avis de nombreux conseillers en bureautique. Pour que cela réussisse, il faut une bonne planification et une bonne mise en œuvre. Les erreurs graves suivantes devraient être évitées lors de l'introduction d'un environnement de travail dans des bureaux paysagers :

Erreur de planification 1 : se concentrer sur le gain de place

La principale motivation des entrepreneurs qui misent de plus en plus sur les bureaux paysagers est toujours d'économiser des mètres carrés coûteux. Timo Brehme, conseiller chez conceptsued à Munich : "Sous le couvert d'une communication plus ouverte, les espaces de travail sont étroitement occupés. De nombreux entrepreneurs oublient alors l'importance des offres de surfaces à valeur ajoutée et de collaboration dans un tel concept. C'est la seule façon d'optimiser les processus de travail et d'accélérer la communication. Si l'on n'investit pas dans des îlots de retrait et des lieux de rencontre bien pensés, on empêche le travail d'équipe au lieu de l'encourager. Les entrepreneurs devraient également en être conscients : Souvent, les frais d'espace sont nettement inférieurs aux frais de personnel. Mais la plus-value apportée par les investissements dans le bien-être des collaborateurs est bien plus durable que ce que l'on pourrait obtenir en économisant de la surface".

Erreur de planification 2 : le collaborateur n'a pas voix au chapitre dans le processus de changement

Les générations nées autour des années 1990 ont grandi dans un monde globalisé et numérisé. Ils ont souvent appris à travailler de manière flexible, mobile et en équipe dès l'école primaire. Les "best agers", en revanche, ont passé une grande partie de leur vie professionnelle dans de petites unités de bureau et à travailler sur ordinateur. C'est pourquoi le fait que les entrepreneurs prévoient soudainement des bureaux en open space est une source de conflits. De nombreux patrons mettent malgré tout leur équipe devant le fait accompli au lieu de l'impliquer dans le processus de gestion du changement. L'échec de l'acceptation est ainsi programmé. "Dire à ses collaborateurs : 'Voici votre nouveau bureau paysager, faites avec' ne fonctionne pas. Chaque employé est un être humain avec des besoins, des habitudes et une peur du changement. Les collaborateurs doivent donc être impliqués très tôt dans le processus de changement - et ce dans un cadre défini par la direction", explique Brehme.

Erreur de planification 3 : équipement technique insuffisant

Aujourd'hui, les employés ne veulent et ne doivent plus être physiquement assis à un endroit fixe pour travailler efficacement. Au lieu de tenir compte du temps de travail sur place, de nombreux entrepreneurs misent donc depuis longtemps sur des accords d'objectifs. Mais pour que les objectifs puissent être atteints et que les employés soient joignables à tout moment par leurs collègues et leurs clients, que ce soit dans un open space office ou dans un bureau à domicile, les entrepreneurs doivent investir dans la technologie correspondante. Ainsi, il est nécessaire de s'équiper de terminaux mobiles. Le travail en nuage offre d'autres possibilités. Les données doivent être accessibles de partout dans le monde. Différents collaborateurs doivent pouvoir travailler en temps réel sur un fichier. Les signatures numériques doivent être possibles, tout comme l'accès en ligne aux transactions commerciales. C'est la seule façon de créer une structure de bureau flexible, de réduire en même temps l'espace de stockage et d'intégrer les changements sociaux dans la culture du bureau. En d'autres termes, l'espace, l'organisation et la technique doivent aller de pair.

Erreur de planification 4 : Manque de possibilités de retrait

Les personnes qui travaillent en open space ont besoin de lieux de retrait pour se concentrer sur leur travail. Les entrepreneurs oublient souvent de les mettre à disposition en quantité suffisante. "Les chefs d'entreprise doivent veiller à ce que le rapport entre le travail communicatif et le travail concentré soit équilibré. Sinon, les collaborateurs deviennent très vite insatisfaits", explique Timo Brehme. Selon l'expert, il n'existe pas de règle générale pour la répartition des surfaces, car celle-ci dépend fortement de l'utilisation prévue et des locaux eux-mêmes. Toutefois, les lieux de retraite ne doivent pas nécessairement être des pièces individuelles pouvant être fermées. Les think tanks, les cabines téléphoniques ou les meubles intelligents créent également des zones de retrait, de la mobilité et des ambiances de travail différentes au sein des bureaux paysagers.

Erreur de planification 5 : trop de facteurs perturbateurs

Le bruit est le premier facteur qui vient à l'esprit des entrepreneurs et des employés lorsqu'ils pensent aux sources de perturbation dans un bureau paysager. Mais en réalité, il n'est pas seulement nécessaire de planifier l'acoustique dans l'environnement de bureau. Timo Brehme : "Lorsqu'il s'agit d'optimiser le flux de travail et le bien-être au poste de travail, les planificateurs d'espace doivent non seulement tenir compte du niveau sonore ou de la réverbération de la pièce, mais aussi des stimuli visuels. Les voies de circulation jouent ici un rôle important. Par exemple, où installer des canapés, où aménager un salon ? Brehme : "Installer un canapé chic à côté des postes de travail est peut-être agréable sur le plan visuel, mais c'est un non-sens sur le plan fonctionnel. En effet, qui doit s'asseoir ici pour téléphoner à des clients pendant que les collègues travaillent à côté ? En outre, il faut impérativement tenir compte de la circulation des clients. Les personnes externes, comme les clients ou les livreurs de boissons, ne devraient pas avoir à traverser les bureaux paysagers. Cela distrait inutilement les collaborateurs".

Source et informations complémentaires : conceptsued GmbH