Arbeiten im Homeoffice: Darauf sollten Mitarbeitende und Chefs achten

Nicht alle – sowohl Chefs wie auch Mitarbeitende – sind es gewohnt, von zu Hause aus zu arbeiten. Nach ein paar Anfangsschwierigkeiten wird man aber sicher bald zurechtkommen und das Arbeiten im Homeoffice wird zur angenehmen Routine.

Punkt 1: Bei der Einrichtung auf gute Ergonomie achten

• Richten Sie Ihr Heimbüro nach Möglichkeit in einem abtrennbaren Raum ein, damit Sie ungestört arbeiten können. Haben Sie keinen eigenen Raum, können Sie in Ihrer Wohnung auch eine Nische fürs Büro einrichten. Regale oder Trennwände können helfen, den Arbeits- vom Wohnbereich abzugrenzen. Wichtig ist es, den Raum so einzurichten, damit Sie sich beim Arbeiten wohlfühlen können.
• Der Arbeitstisch: Dieser sollte genügend gross sein und genügend Platz für Ihre Unterlagen bieten. Gemäss Empfehlungen der Suva sollte die Länge mindestens 120 Zentimeter betragen. Im Idealfall sollte der Tisch höhenverstellbar sein, damit Sie abwechselnd im Stehen oder sitzend arbeiten können (Faustregel: 60 Prozent sitzen, 30 Prozent stehen, 10 Prozent aktives Bewegen; Stehen in der Regel nicht länger als 20 Minuten am Stück). Der Tisch sollte wenn immer möglich im 90-Grad-Winkel zum Fenster platziert sein.
• Der Bürostuhl: Ein guter Bürostuhl (muss nicht teuer sein) verfügt über einen 5-Stern-Fuss mit Rollen und ist höhenverstellbar. Stellen Sie die Höhe so ein: Füsse flach am Boden, Ober- und Unterschenkel ca. im 90-Grad-Winkel, Rumpf im 90-Grad-Winkel zu den Oberschenkeln, Gesäss leicht höher als das Knie, d.h. eine geneigte Sitzfläche ist von Vorteil. Die Rückenlehne bzw. der Lendenbausch sollte ins hohle Kreuz zu liegen kommen, um Ihren Rücken optimal zu stützen. Auf Kissen, Fussstützen und dergleichen wenn immer möglich verzichten; sie können zu einer instabilen Haltung führen und daraus folgend zu körperlichen Beschwerden.
• Beleuchtung: Achten Sie darauf, möglichst viel natürliches Licht zu erhalten. Nicht mit Blick oder mit dem Rücken zum Fenster arbeiten. Wenn dies nicht möglich ist: Verdunkeln Sie das Fenster (Vorhänge, Jalousien), damit es nicht blendet und behelfen Sie sich mit künstlichem Licht (Decken- oder Schreibtischlampe, die für eine gleichmässige Ausleuchtung sorgen). Als Richtwerte für die Beleuchtung gelten mindestens 500 bis 600 Lux (dies lässt sich etwa mit dem Smartphone messen, eine App dazu gibt es hier: https://phyphox.org/de/home-de/)
• Platzierung der Arbeitsmittel: Den Bildschirm platzieren Sie gerade vor sich, die Höhe sollte so eingestellt sein, dass der obere Bildschirmrand eine Hand breit unter der Augenhöhe liegt. Der Abstand zwischen Augen und Bildschirm sollte eine Armlänge betragen. Arbeiten Sie auch bei einem Laptop möglichst mit einer Computermaus – Trackpads sind auf Dauer unbequem. Die Maus sollte so nah wie möglich bei der Tastatur gehalten werden. Wenn Sie häufig mit Dokumenten arbeiten empfiehlt sich ein Dokumentenhalter (zwischen Tastatur und Bildschirm platzieren).
• Klima: Lüften Sie regelmässig. Auch Zimmerpflanzen können das Raumklima verbessern, indem sie für genügend Luftfeuchtigkeit sorgen. Zudem bringen sie eine freundliche Atmosphäre an den Arbeitsplatz.

Punkt 2: Die Arbeitsorganisation

• Pflegen Sie den gleichen Rhythmus, wie wenn Sie im normalen Büro arbeiten. Stehen Sie zur gewohnten Zeit auf, machen Sie zu den üblichen Zeiten Ihre Pausen.
• «Zelebrieren» Sie den Weg zur Arbeit, auch wenn Sie dazu nicht das Haus verlassen müssen. Das heisst z.B.: Frühstücken Sie im Esszimmer und gehen Sie erst dann in Ihr Heimbüro – vielleicht sogar nach einem kurzen Spaziergang oder einem «Ausflug» auf den Balkon.
• Essen Sie auch zu Hause nicht an Ihrem Arbeitsplatz.
• Kleiden Sie sich so, wie wenn Sie auswärts arbeiten gehen müssten. Wer etwa im Pyjama oder im Sport-Outfit arbeitet, tut sich und der Qualität der Arbeit wenig Gefallen.
• Planen Sie Ihre Arbeit in zusammenhängende Blöcke: Aufgaben, die viel Konzentration benötigen, erledigen Sie mit Vorteil am Vormittag. Routine-Arbeiten, wie etwa das Beantworten von E-Mails, können z.B. dann nach der Mittagspause erfolgen.
• Informieren Sie Ihre Team-Kolleginnen und Kollegen, wann und wie Sie erreichbar sind. Vereinbaren Sie fixe Termine etwa für Absprache-Rapporte. Nutzen Sie dafür Hilfsmittel wie z.B. Microsoft Teams, Outlook und die Tools für Unified Communication & Collaboration (UCC), die Ihr Arbeitgeber Ihnen zur Verfügung stellt.
• Pflegen Sie eine Arbeitskultur: Es gibt Studien, die zeigen, dass Mitarbeitende zu Hause eher zu viel arbeiten. Man ist also auch beim Arbeiten im Homeoffice nicht vor Burnout gefeit. Erfassen Sie also Ihre Arbeitszeit, machen Sie wie gewohnt Feierabend – und verabreden Sie sich allenfalls für ein «virtuelles Feierabendbier» mit Kollegen via Skype o.ä.

Punkt 3: Arbeiten im Homeoffice – auch eine Frage der Führung

• Das Arbeiten im Homeoffice setzt Vertrauen durch die Führungskräfte voraus. Vermeiden Sie als Chef also regelmässige «Kontrollanrufe». Führen Sie Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice deshalb mehr ergebnisorientiert. Klären Sie die Ziele, die erfüllt werden müssen bzw. beschreiben Sie möglichst genau, wie das gewünschte Ergebnis aussehen sollte.
• Transparenz: Halten Sie die Teams auf dem Laufenden darüber, welche Aufträge von wem bearbeitet werden. Stellen Sie E-Collaboration-Tools zur Verfügung und vereinbaren Sie virtuelle Teamsitzungen, wenn nötig. Diese bereiten Sie genau so akribisch vor, wie «normale» Sitzungen.
• Fordern Sie regelmässig (z.B. wöchentlich) Statusberichte von Ihren Teams bzw. Mitarbeitenden ein.
• Legen Sie verbindliche Zeiten für die Erreichbarkeit fest. Pflegen Sie aber auch Rituale für unverbindlichen und ungezwungenen Austausch, z.B. in Form eines Chats über Mittag.
• Bringen Sie Geduld und Verständnis auf: Nicht alles wird auf Anhieb klappen. Wer es nicht gewohnt ist, regelmässig «digital» zu kommunizieren, wird ein paar Versuche benötigen, bis die Technologie im Griff ist. Schulen Sie wenn nötig Ihre Mitarbeitenden im Gebrauch der digitalen Kommunikationsmittel (etwa durch Punkt-für-Punkt-Anleitungen via Intranet) – dazu gehört auch die Pflege von Anstandsregeln am Telefon.
• Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden Ihre Wertschätzung spüren. Geben sie mehr Feedbacks als gewöhnlich, loben Sie, geben Sie konstruktive Tipps, wo Verbesserungen notwendig sein sollten. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden, die alleine in ihren Homeoffices sitzen, wissen, dass sie gebraucht werden.

In diesem Sinne: Frohes Schaffen. Und vergessen Sie auch beim Arbeiten im Homeoffice die Cybersicherheit nicht.