Geschäftliche Agilität durch eine unternehmensweite Planung erhöhen

Der Erfolg eines Unternehmens hängt immer stärker von der Fähigkeit ab, schnell auf Veränderungen im Markt reagieren zu können. Das ist natürlich nicht einfach, wenn das Unternehmen einer statischen Planung verhaftet und diese mit langen Planungszyklen sowie Plänen, die nicht auf aktuelle Daten zurückgreifen, verbunden ist.

Aber was macht ein agiles Unternehmen aus? Agilität ist die Fähigkeit, in kurzer Zeit effektiv auf neue Trends einzugehen und dabei kontinuierlich die Innovationsbereitschaft im gesamten Unternehmen zu fördern. Um agiler zu arbeiten, sollten im Unternehmen folgende Schritte unternommen werden: die Friktion der Systeme reduzieren, das Vertrauen in die Daten stärken und die Finanzabteilung besser mit den anderen Geschäftsbereichen verzahnen. Dafür bedarf es neuester Technologie, die das Back- und Front-Office miteinander verbindet.

Unternehmensweite Planung: Grundlage für mehr Agilität

Agilität ist wichtig für den Geschäftserfolg – und ein aktiver Planungsansatz der Schlüssel dafür. Damit Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren können, muss das Front- und Back-Office mit Echtzeitdaten arbeiten. Dafür benötigen beispielsweise Finanzabteilungen moderne Systeme, die einfach bedienbar und schnell anpassbar sind – so auch im Bereich der Planung. Eine moderne Planung sollte kollaborativ, umfassend und kontinuierlich sein. Nur so können Unternehmen Risiken minimieren, die Leistung maximieren und sich Wettbewerbsvorteile schaffen. Aktive Planungsmodelle ermöglichen den Teams, die Datenbasis für die Planung über das Finanzwesen hinaus zu erweitern sowie operative und transaktionale Daten in Echtzeit aus den Unternehmenssystemen heranzuziehen, um bessere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Folgende drei Schritte sind für eine unternehmensweite Planung wichtig:

1. Den Status Quo erfassen

Was hindert Ihr Unternehmen daran, eine moderne und effiziente Unternehmensplanung umzusetzen? Wenn Sie eine detaillierte Analyse durchführen wollen, beantworten Sie sich folgende Fragen:

• Wie schaut momentan der Planungsprozess im Unternehmen aus?
• Welche Technologien werden eingesetzt und wie gut unterstützen sie eine aktive Planung?
• Haben Sie Zugang zu all den Daten, die sie eigentlich benötigen?
• Ist eine automatisierte Datenintegration möglich?
• Ist eine umfassende Personalplanung heute schon machbar?

Im ersten Schritt ist es wichtig, ein Gefühl dafür zu bekommen, wo bei der Optimierung von Planungsprozessen angesetzt werden muss.

2. Einen Konsens innerhalb der Organisation schaffen

Veränderungen in einem Unternehmen anzustoßen ist mitunter keine leichte Aufgabe. Dafür braucht es einen erfahrenen Fürsprecher auf höchster Ebene, der sich für eine aktive Planung einsetzt.  Zudem braucht es ein Projektteam, das die verschiedenen Abteilungen übergreifend vertritt; darunter Operations, der Vertrieb, die Personalabteilung, aber auch die IT-Abteilung. Sie kann helfen, die technologischen Anforderungen zu klären.

Anschließend sollte ein Business Case erstellt werden. Wie viel Zeit und Geld kosten die manuellen Prozesse? Welche Chancen wurden dadurch in der Vergangenheit nicht genutzt? Dem gegenüber lassen sich die neuen Möglichkeiten stellen, die eine aktive Planung mit sich bringen würde. Beispielsweise wenn die Zeit für Budgetierung um 50 Prozent sinkt, können die Mitarbeiter ihre Kapazitäten für geschäftskritische Aufgaben wie „What-if“-Analysen einsetzen.

Wenn das Team zusammengestellt und das Ziel klar definiert ist, können die Planungen für das Pilotprojekt skizziert werden. Es empfiehlt sich, dafür eine Funktion innerhalb der Finanzabteilung zu wählen, damit die Implementierung der eigenen Kontrolle unterliegt. Ein Umsetzungsplan und die Definition der wichtigsten KPIs schaffen zusätzliche Orientierung und gewichtige Argumente, um Unterstützung für das Projekt bei der Geschäftsleitung zu erreichen.

3. Eine unternehmensweite Planung aufbauen

Es macht sich natürlich schnell bezahlt, das moderne Planungsmodell zuerst in der Finanzabteilung umzusetzen. Doch sobald sich eine gewisse Routine eingestellt hat, sollte es auch auf die anderen Unternehmensbereiche ausgeweitet werden. Mit dem Projektteam können die Planungsprojekte in die Personal-, Sales- und Marketingabteilung getragen werden – damit ist ein erster Schritt für eine aktive Planung im gesamten Unternehmen getan.

Ziel in dieser Phase ist es, die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Erfolge lassen sich hier durch regelmäßige Gespräche mit den einzelnen Interessensvertretern erzielen, in denen die bisherigen Erkenntnisse rekapituliert oder verbesserungswürdige Bereiche identifiziert werden.

Gleichzeitig wird der Prozess dazu beitragen, den CFO als strategischen Partner zu positionieren, der die Planung im ganzen Unternehmen orchestriert. Die Finanzabteilung wird in erster Linie nicht länger für das Sammeln von Budgetzahlen und die Erstellung von Berichten eingesetzt. Das Finanzteam wird eher zum „strategischen Kopf“ neben dem CEO, der die Veränderungen und Innovationen vorantreibt, die notwendig sind, um unsichere Zeiten nicht nur zu überstehen, sondern in ihnen zu wachsen.

Zum Autor:
Frank Mens ist Regional Sales Director Financial Management DACH & CE bei Workday. Er verantwortet den Aufbau und die Umsetzung der Markteinführungsstrategie von Workday Financial Management in DACH und Kontinental Europa.